公立医院内部审计在紧急采购中的监督作用分析

蒋旻菡      顾东冬*     无锡市第二人民医院

摘要：在面临重大突发应急事件时，公立医院始终以人民的生命安全为首要任务，秉持生命至上的原则。因此，对于所有与抢救生命相关的物资，公立医院会进行紧急采购。本文对公立医院紧急采购过程中的内部审计工作内容进行了深入分析，发现了一些监督过程中的困难，并提出了相应的改进方案。这些改进方案旨在提高专项资金的使用效率，并尽可能避免采购过程中的各类风险。

关键词：公立医院；内部审计；紧急采购；审计监督

引言

本文简单阐述了公立医院主要的采购方式和可实施紧急采购的前提条件，讨论了内部审计作为医院监督体系重要组成部分在医院运营管理中具有的重要性和发挥的具体作用。由于医院紧急采购过程中容易产生时效风险、质量风险、价格风险和廉政风险[1]，内部审计需要在各关键点进行充分监督。在实际工作中，因为公立医院内部审计还在起步阶段，在权责定位、人员配置、信息化办公等方面存在问题，本文结合实际工作提出了相应的改进方案。

公立医院承担了守护人民健康的重要职责和使命。由于突发公共卫生和紧急事件具有危害严重、传播广泛、成因多样、分布差异等特性，医院必须随时做好即刻投入“战斗”的准备，因此无论是场地建设，还是检验设备、试剂、耗材和生命支持类设备的购置，都需要在短时间内完成。公立医院的采购适用《政府采购法》，根据其第八十五条规定，在面对严重自然灾害和重大不可抗力事件时医院可实施紧急采购，以完成采购工作为第一要务。这种情况下，内部审计应主动迎前，加强内部审计监督，确保在完成采购任务的同时，不发生廉政风险和运行风险。

一、紧急采购的界定

（一）公立医院主要采购方式

公立医院是政府举办的向社会提供公平医疗服务的公益组织，作为预算单位，在使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内或采购限额标准以上的相关货物、工程、服务时应当进行政府采购；在使用财政性资金采购限额标准以下且集中采购目录以外的货物、工程和服务时，可以自行采购。当发生重大突发应急事件时，公立医疗机构需要立刻响应，短时间内向社会提供紧急医疗服务以及医疗物资。按照应急优于一般原则，实施紧急采购[2]。需要紧急购置的项目，不受政府采购限额规定，多为内部采购方式，且不执行内部的常规采购相关管理规定，执行紧急采购管理规定。紧急采购事项任务通常为自上而下的紧急通知或命令，无需商量，仅需执行。

（二）紧急采购适用条件

政府采购法第八十五条规定：“对因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施的紧急采购和涉及国家安全和秘密的采购，不适用本法”。此项规定中，无论原先是政府采购范畴，还是自行采购的物资，均可由采购单位根据实际情况，决定是否进行紧急采购。

同时，根据法条规定，进行紧急采购的前提条件是必须发生不可抗力，且存在紧迫性。其中，若存在可预料的不可抗力，紧急采购还需与防控不可抗力具有相关性。

二、内部审计的重要性

（一）内部的监督部门

由于国家医药卫生体制改革的不断深入，公立医院在我国已处于高质量发展阶段。内部审计作为医院监督体系的重要组成部分，在促进医院完善治理，提升管理水平和服务能力上发挥的作用愈发重要。

国家卫生健康委印发《进一步加强卫生健康行业内部审计工作的若干意见》（国卫财务发〔2022〕9号），为充分发挥公立医院内部审计的监督保障作用提供法律依据。

（二）法律、规章制度要求

公立医院的采购行为，不仅接受内部审计监督，同时也要接受上级部门委托的社会审计和国家审计监督。紧急采购虽可不执行《政府采购法》以及《政府采购法实施条例》，但资金的使用必须接受内部和外部审计监督。为此建立公立医院紧急采购的内部控制制度，是实施紧急采购首要的准备工作。无锡市卫生健康委员会制订有紧急采购相关管理办法；作者所在医院结合实际工作，制订了《医院紧急采购管理暂行办法》，该办法明确了实施紧急采购的情况、原则、快速审批流程、内部监督、采购的方式、组织形式、合同签订、资金支付和档案归档等方面的内容，为安全、高效完成紧急采购项目制订了规范。

《医院紧急采购的管理办法》要求审计科对紧急采购全过程进行监督。该办法充分发挥内部审计对环境熟悉的优势，时刻监督，防范风险于日常，同时又解决了事后审计时紧急情景难以还原的缺陷。内部审计对紧急采购全过程进行监督，还为外部监督的事后审计做好相应准备工作，起到联系纽带作用。

三、紧急采购中内部审计监督的关键点

紧急采购在时间上要求及时性、措施上要求有效性。在发生市场供应失灵的情况下，一般还通过非市场手段。因此紧急采购通常会面对以下四类风险：时效风险、质量风险、价格风险、廉政风险[3]。为应对这些风险，公立医院主要通过充分授权，压缩采购流程，合并常规采购环节来实现应急采购。在保障供应的同时，内部审计要对紧急采购的项目性质、内容、采购方式、履约进程、资料归档等方面进行充分的监督以防存在廉政风险。

（一）项目性质

根据《中华人民共和国政府采购法》第八十五条规定，因不可抗力所实施的紧急采购，首先必须发生不可抗力，其次采购必须具有紧急性。与不可抗力防控相关的紧急采购，还必须与不可抗力防控具有相关性[3]。

内审人员在项目立项时应及时关注，需要取得上级的通知、医院会议记录等资料，在询问相关科室具体需求及因物资短缺而面临的困难后判断是否具有合理性，准备实施的项目与不可抗力的相关性和紧急性是否在定义的范围内，以避免盲目扩大采购范围和规避政府采购的“搭便车”行为。

（二）项目内容

审计人员在收到项目清单后，应即刻开始搜集每一个项目的基本信息。首先需要通过查阅采购项目历史记录确认是否有成交记录，了解具体的成交时间、价格等信息，做到心中有数，在谈判时可以避免由于市场失灵、供应商故意抬价导致以非公允价值进行采购。如为新项目，应通过网络查询其他医疗机构对采购同样内容作出的公示，比较其价格和服务，或向其他医院询问完成信息收集。前期准备工作越充分审计人员对采购内容的了解程度越高，一定程度上越能防止被“牵着鼻子走”。

（三）采购方式的确定

《医院紧急采购管理暂行办法》规定的采购方式有谈判采购、单一来源采购和跟标采购。谈判采购是院方与满足需求的供应商进行逐一谈判，并由专家根据交货时间、产品性能、价格等进行评价，并最终确定成交单位；单一来源采购，受技术、渠道等因素影响，评审专家仅能与一家供应商就供货时间、技术、价格和商务等方面进行谈判；跟标采购，限项目启动时前一年内，医院内部或市卫健委集中采购过的同类项目。

采购方式的论证由采购中心组织临床、职能科室、审计和纪检部门共同讨论，而后根据实际情况确定采购方式，并报院领导审批。会议通常较为简短，可在线下开展，也可线上开展。因为各相关部门共同参与讨论，所以最大可能避免了本应由各家供应商竞争的谈判采购方式改为单一来源采购等不合适的采购方式的行为，防范廉政风险。

（四）采购现场的监督

进入采购实施流程时，审计人员应根据采购方式的不同，明确监督的不同侧重点。其中跟标采购操作相对简便，可参考历史成交信息。应重点关注双方就供货时间、价格和服务是否进行了充分谈判，有无为医院项目开展赢得时间，争取价格优惠。

单一来源采购，因仅与一家供应商进行谈判，谈判难度相对较大。监督重点是在满足交货时间的前提下，价格谈判是否到位，需要与前期搜集的其他医院成交价进行对比，同时结合当前的特殊情况，综合进行判断。如果谈判价格与其他医院成交价差异较大，则应要求评审专家继续询问、商谈，避免因采供双方地位不对等，存在信息差等问题，导致采购不经济的行为发生。

谈判采购通常是与两家以上的供应商进行逐一谈判，竞争相对激烈。在供应商供货时间符合要求的前提下，更注重产品的性价比。因而审计人员需要关注采购现场环境的布置，一是防范供应商之间串标行为，致使竞争不充分；二是防范谈判信息泄露，对谈判的进程产生负面影响，并导致谈判失败等问题。

（五）项目履约情况

紧急采购成功后，应及时签订合同。紧急采购项目常存在合同未完成院内审批，标的物已经到位或项目已开展实施的情况，此时审计人员仍应根据采购现场的谈判记录，对合同进行逐项审核，确保医院权利得到保障。

项目的采购服务于临床工作，因此项目履约、验收至关重要，也是能否产生积极作用的关键一环，审计人员需要及时关注项目是否按约定时间和要求履约，是否按时验收。

同时审计人员应时刻关注项目款项是否按合同约定进行支付，一方面防止超进度支付，另一方面避免因延迟付款而带来纠纷。

（六）采购资料归档

档案是外部审计的重要资料，紧急采购项目的档案必须完整。故内审人员应督促采购人员及时收集采购过程中的各项资料，将项目的立项资料、采购方式论证资料及变更表、合同会签资料、验收资料等进行整理归档，做到闭环管理。

四、内部审计工作中存在的困难及改进方案

（一）存在的困难

1. 定位不明确、权责不清晰

近年来，公立医院的内部审计得到进一步重视，已形成一个独立的部门，但仍属于起步阶段。部分公立医院内部仅在形式上根据上级要求成立审计部门，并没有深刻认识到内部审计工作能够提升医院管理水平，加强医院运营管理能力、完善治理结构、提高医院经济效益和社会效益。医院决策层对内审工作不够了解，对内审工作支持力度不够，没有赋予必要的工作权限。各职能科室对审计工作也存在误解，认为在“挑毛病”。部分医院的内部审计机构与纪检或监察部门合署办公，削弱了内部审计工作的独立性和权威性，从而影响审计质量。

2.人员不足、专业性不强

随着内部审计理念的不断发展，审计工作逐渐从传统的控制导向转变为风险导向，不仅要在横向上拓宽业务领域，在纵向上也要参与到医院的全程管理，做好事前、事中、事后审计。根据所要求的审计监督内容，目前的人员配备尚显不足。此外，采购工作需要全过程的监督，这将需要耗费较多的人力资源。

同时医院审计部门的人员，很多是从财务、管理等岗位转岗而来，而医院采购的多数医疗设备、检验试剂和医用耗材等，都具有很强的专业性，这些专业知识是当前审计人员所不具备的，故进行采购现场监督涉及技术方面时，审计人员很难有独立的准确判断。

3.信息化程度低

公立医院为了适应现代医院运营管理需要，普遍建立了比较完善的例如HIS管理系统、HRP运营管理系统、电子病历系统等信息数据共享平台，但是内部审计工作却没有能够充分利用这些平台和审计软件，大部分仍采用手工操作方式，信息化办公程度低，工作效率难以大幅度提高。

由于紧急采购项目的时间紧迫，从任务下达至实施采购的时间较短，导致审计人员搜集信息的时间相对较少。因此，很多项目信息的搜集不够全面，给采购现场审计人员做出合理判断带来了困难。

（二）改进方案

1. 明确内审定位、权责

内部审计作为医院监督体系的核心环节，其日常运作必须依赖于坚实可靠的法律法规和规章制度。在公立医院的业务活动中，涉及的法律在各地的适用性存在差异。例如，政府采购项目中的采购目录和限额标准，各地都有所不同。因此，公立医院需要不断明确并完善内部审计制度，明确其权责。在设置独立的内部审计机构时，应依法进行，并配备专职的内部审计人员，以确保医院内部审计工作的独立性。同时，内部审计工作应避免受到其他职能部门和高层管理者的干涉，从而保证其独立性和权威性。只有确保内部审计的独立性和权威性，才能充分发挥其职能作用，为医院的健康、稳定发展提供有力保障。

2.增加内部审计人员、提升专业水平

根据2018年起执行的《卫生计生系统内部审计工作规定》第十四条要求，二级以上的公立医院应成立医院内部审计部门，并配备不少于2名专职审计人员。内部审计作为一个独立的监督部门，应配备与之工作量相适应的工作人员，响应国家卫健委“全面覆盖，应审尽审”号召，开展有效的审计监督。同时，可以通过培训交流等方式积极提升内审人员的专业水平和对医院医疗设备、检验试剂和医用耗材等领域知识的学习，确保具备相应的专业素养[4]。

3.加强信息共享平台建设

坚持科技强审，加快信息化建设是认真贯彻落实习近平总书记对审计工作的重要指示批示精神。医院内部审计部门应积极探索新形势下的工作模式，不断推陈出新，提高自身业务水平和专业能力，以适应现代医院运营管理的需求。为了更好地开展审计工作，应充分利用院内数据共享平台，加强审计信息化建设，确保审计工作的及时性和准确性。同时，应强化大数据思维，提高运用大数据进行审计的能力，有效降低审计成本，进一步提高审计效率。

五、结语

公立医院的紧急采购项目资金多为专项资金，因此不能因项目紧急而放松监督。相反，更应该确保每一分钱的专项资金都用于刀刃上，用于为人民健康服务的关键点上。为了实现这一目标，公立医院的内部审计部门应该率先实施内部审计监督，确保专项资金采购的使用效率。此外，公立医院还需要加强后续跟踪审计。通过实施严格的内部审计监督和后续跟踪审计，可以确保公立医院的专项资金得到合理、高效、合规的使用，为人民的健康事业做出更大的贡献。

参考文献：

[1]韩晔,李三和,刘颖,等.公立医院内部审计理念与工作思路调查分析[J].中国医院管理,2014,34(10):51-53.

[2]施骏,华婷,郦柏平,等.公立医院与新冠肺炎疫情防控相关的紧急采购[J].中国政府采购,2022(04):73-80.

[3]欧日勤.重大突发公共卫生事件下公立医院应急物资采购保障机制重建[J].行政事业资产与财务,2020(13):44-45+26.

[4]孙志霞,刘欣.新形势下如何更好发挥公立医院内部审计作用[J].齐鲁珠坛,2022(03):42-44.