数据分析在工程采购中的应用研究

魏子钧     中国能源建设集团广东省电力设计研究院有限公司

摘要：信息化背景下，大数据时代已经到来，数据分析在人们日常生产生活中扮演着重要角色。数据分析是基于先进的信息科学技术，利用统计分析原理对海量的数据进行汇总与分析，最大限度开发数据价值，并以直观的形式呈现出来，满足相关业务工作需求。工程采购过程中涉及的数据类型多样，数量繁多，数据分析凭借自身能够从海量数据中梳理数据规律，帮助采购人员在工程采购方面做出科学判断。本文通过简析数据分析相关理论概述，明确数据分析在工程采购中的具体应用，提出数据分析在工程采购中的应用策略，在新形势背景下，发挥数据分析在工程采购中的应用优势，帮助采购人员科学制定采购计划，提高工程采购质量与效率，合理配置相关资源，实现工程采购效益最大化。

关键词：数据分析；工程采购；应用策略

0引言

数据分析又称数据挖掘，是数学与计算机科学相结合的产物，通过运用先进的信息科学技术和适当的统计分析方法对大量杂乱无章的数据进行分析，将它们加以汇总、理解并消化，以最大化地开发数据功能，发挥数据作用，帮助管理人员掌握相关数据信息，为管理人员的科学决策提供可靠的数据支撑。数据分析过程包括识别信息需求、收集数据、分析数据、评价并改进数据分析的有效性。

1简析数据分析相关理论概述

数据分析是为了提取有用信息和形成结论而对数据加以详细研究和概括总结的过程，主要是利用Excel自带的数据分析功能完成众多专业软件才具有的数据统计与分析功能，其蕴含丰富的函数，具有数据可视化和数据处理功能，常见的包括直方图、相关系数、协方差、概率分布、动态模拟与多元回归分析等分析方法[1]。

数据分析相关步骤可分为探索性数据分析、模型选定分析和推断分析三步，以通过作图、造表、方程拟合等各种方式寻找和揭示数据中蕴含的规律性，并在探索性分析的基础上进一步分析挑选模型，最后利用数理统计方法对选定模型进行可靠程度和精确程度的细化完善。第一，识别信息需求是根据管理人员相关决策和过程控制需求，进而为收集和分析数据提供清晰目标。第二，收集数据是有目的地选择渠道对数据内容进行收集，并采取相应措施防止数据丢失和虚假数据的干扰。第三，分析数据是将利用相关工具对收集的数据进行加工、整理和分析，使杂乱无章的数据变为有价值的信息。

2数据分析在工程采购中的具体应用

2.1采购需求层面

工程采购是指为工程项目、建筑项目、建设项目等采购项目，明确需要采购的建筑材料、工程设施、工程所需设备。通常情况下，工程采购的产品庞杂且对技术精度要求较高，这就使采购信息的重要性突出，是整个工程采购中的第一手资料，包括产品信息、采购时间、质量度、包装要求、运输要求等内容。

在工程采购过程中，采购人员需要采用前瞻性眼光看待工程采购，既要根据需求部门的中标合同工程量清单、工程项目现场施工状况、时间节点与质量技术要求等因素综合考虑并提前制定采购计划，又要加大数据分析在采购需求层面的应用力度，通过大数据对比与分析，进一步验证需求部门采购需求的可靠性与准确度[2]。同时，采购人员需要提升自身的信息技术应用水平，以高效发挥信息技术在数据资源互联共享等方面的应用优势。

2.2采购询价层面

在物资采购过程中，物资采购部门收到业务部门提供的物资采购需求之后，要立足自身岗位，发挥自身职业素养，将尽可能地降低工程采购管理成本与物资采购合同价格为出发点，综合考虑物资采购对产品质量、性能的要求，科学开展采购询价工作，合理选择最佳供应商，以实现工程项目建设综合效益最大化。

一方面，物资采购部门需要根据业务部门提供的物资采购清单，应用Excel的数据有效性、排序、分类、汇总、条件筛选、查找替换等功能，根据不同设备类别与产品品牌需求进行清单标段划分，之后利用爬虫工具或Python工具搜寻和收集符合采购需求的供应商。另一方面，采购部门要加大对供应商的考核力度，结合供应商的资质情况、财务状况、供货业务、履约能力、售后服务等指标进行量化评比，以科学选择有意向的潜在供应商，并基于信息技术建立相关物资采购云评标平台，进行采购询价，最终经由工程部、物资采购部、财务部、供应商等各方主体的线上实时打分评标。

2.3合同实施层面

随着社会经济的快速发展，工程规模日益扩大，所需的物资数量和品质要求也都大幅度提高，外加工程施工建设具有长期性、复杂性等特点，对不同物资进场的时间需求存在不同要求，这就对物资采购合同管理工作提出了较高要求。物资采购部门只有做好物资采购合同约定，在规范和约束合同各方主体行为的同时，衔接好物资设备采购与安装施工等工序，才能切实保障工程项目顺利实施。

因此，在工程采购的合同实施层面，物资采购部门要充分发挥数据分析优势，既要统筹分析以往工程采购环节产生的大量数据，重点针对采购物资的进场时间先后顺序、设备类别、计量规则、运送方式以及送达地点、潜在风险等信息进行数据汇总与提炼，又要利用Excel的数据有效性、分类汇总、查找替换等功能完成对工程采购物资设备进场的“数字画像”[3]。同时，采购部门要根据数据分析提供的有价值数据，将物资结算付款方式、运输方式、质量保证、供需双方权责、售后服务等相关信息，按照规范形式写入合同条款，以规范双方行为。

2.4货款支付层面

通常情况下，工程采购的货款支付主要分为预付款、到货款、安装调试款、项目交工验收款及质保金等五个阶段。在实际工程施工建设过程中，采购货款是否能够支付取决于合同约定条款和项目所提供的基础信息，包括物资设备信息、交货信息、安装运行质量信息等大量数据信息。在工程采购货款支付层面，从时间与工程完成节点两个层面开展数据分析，将项目所提供的基础信息作为触发不同阶段货款支付的重要指标，当项目提供的基础信息符合或满足合同约定时，自动触发并可办理付款业务，否则不能办理付款，有助于降低工程采购风险。

2.5绩效指标层面

物资采购的时效性体现了物资采购管理水平，直接影响工程后续施工项目的有序开展。当前工程施工项目的物资采购种类繁多，物资绩效指标主要是从项目完成度和供应链管理稳定性两方面进行衡量。在工程采购绩效指标层面应用数据分析，根据物资采购流程划分衡量采购各环节的工作效率，全面统计整个采购流程中涉及的各项绩效指标，再利用数据分析、对比分析、相关分析、矩阵分析等分析方法验证供应链稳定性，能够更加全面、客观地查找工程采购过程中存在的问题与漏洞，切实提高工程采购管理效能，推动工程施工有序开展[4]。

3数据分析在工程采购中的应用策略

3.1正确树立数据思维，加强内部管理

在工程采购中应用数据分析的前提是建立在正确的思想方法上，尤其是数据分析涉及软件功能比较全面，而使用软件功能的目的是为数据分析提供基础与保障，这就需要物资采购部门正确认识数据分析在工程采购全过程的重要作用，并能积极学习新文化、新理念与新技术，转变自身传统滞后的管理理念，正确树立数据思维，进而发挥自上而下的带动效能，通过加强内部管理力度，带动各部门岗位人员都能正确认识并高效发挥数据分析在工程采购全过程的应用优势。

数据分析在工程采购中效能的发挥离不开各部门之间的协同配合与数据互联共通。因此，为切实发挥数据分析在工程采购中的应用优势，管理人员要站在全局高度，统筹规划工程采购相关流程，并能加强内部管理力度，完善采购管理制度，确保各部门人员都能高效配合物资采购部门开展数据分析工作，帮助物资采购部门在利用以往工程采购数据进行数据分析的基础上，明确物资应用消耗情况，高质量核对物资采购信息，保证物资采购有效性，实现成本节约。

3.2规范数据分析标准，细化岗位职责

随着工程施工项目的不断扩展，各项业务数据量也在不断增多，为保证数据分析有效性，物资管理部门在工程采购中应用数据分析时，要正确认识不同人员主观能动性的影响，进而站在全局高度，建立健全工程采购与数据分析相关制度，利用Excel的保护工作表功能，固化采购计划模板，并细化完善数据搜集、汇总、归纳、抽象、对比等流程，规范数据分析标准，确保基础数据录入准确性，避免数据分析偏离，为数据分析准确性、管理决策科学性提供可靠的数据支撑。

另外，为切实提高工程采购效能，管理人员在统筹协调各方主体的基础上，要采用精细化管理理念与现代化管理模式，细化各部门岗位职责，强调责任问责机制的构建，以明确工程采购涉及的物资设备需求、市场调研、市场询价、签订合同、跟踪到货情况等整体流程，规范计划人员制定采购任务、执行人员执行采购计划、监管人员对工程采购全过程进行监督等实际工作内容与权、责、利之间的关系，确保工程采购流程公开透明，各部门之间相互协同、相互制衡。

3.3强化系统平台建设，提高分析效能

信息化背景下，数据分析效能的发挥是基于先进的信息技术与各部门之间的协同配合力度。因此，在工程采购规模日益增加的新时期，为提高工程采购管理效能，管理人员不仅要正确树立工程采购数据分析意识，建立健全内部管理体系，还要强化系统平台建设力度，在做好信息技术相关基础设施建设力度的基础上，紧跟信息化时代发展步伐，定期更新优化软硬件系统，以保证数据分析平台效能的有效发挥，提高数据分析时效性与有效性，实现工程采购全过程管理。

一方面，管理人员要加大系统平台建设力度，根据工程项目实际需求，建立完善工程材料控制与采购管理平台，合理划分工程材料编码体系，以通过发挥先进信息技术优势，完成物资类型分类与采购信息系统保存，实现对材料设计、采购、物流、安装的一体化管理，便于管理人员统筹把控各项物资采购、领用、报废等具体情况[5]。另一方面，在工程采购数据分析过程中，管理人员还要同步统计物资当月消耗与累积消耗数据，明确材料供应不足的现状，分析项目中标单价标价分离数据与大宗主材综合采购单价，统计实际采购成本与货款拖欠数据，把握采购成本，以提高数据分析效能，为日后工程采购提供客观的数据支撑。

3.4强调数据分析安全，降低采购风险

Excel作为数据分析应用较为广泛的工具，具有较好的移植性、便捷性，支持多种型号移动终端的操作与应用，不仅可以通过社交平台的在线编辑功能，实现跨时间、跨地区不同群体之间的信息实时共享与交互传递，还能通过数据可追溯等功能确保数据分析各环节的有效性，但同时也增加了数据泄露的风险性。因此，在工程采购中利用数据分析时，物资采购管理人员在信息平台开展数据分析与数据传递的过程中，要重点保障数据分析安全，以降低工程采购风险。

首先，管理人员要明确防火墙等软件在保障系统平台应用性能安全性中的重要作用，并在软硬件系统安装过程中加大软硬件投入力度，增强信息技术应用安全性。其次，管理人员要细化完善各部门岗位职责，在科学释放不同岗位人员操作权限的同时，合理规范相关人员操作使用系统平台的工作行为，加大违法违规行为处罚力度，以降低工程采购风险。最后，管理人员要加大相关人员培训力度，增强其法律意识与安全意识，调动各岗人员能动性，全方位保障数据安全。

4结语

通常情况下，完整的工程采购流程包括项目中标签订合同、物资设备需求、市场调研、市场询价、签订供货合同、跟踪货物到货情况、物资款项结算、物资设备采购总结、资料归档等内容，涉及需求预测、计划申报、招标采购、专家管理以及供应商管理等众多业务环节，而每项关键环节都具有丰富的数据资源，这就为数据分析提供了基础。大数据时代，工程采购相关部门要正确树立数据思维，辩证认识数据分析在工程采购全过程管理中的重要作用，并能加强内部管理，规范数据分析标准，细化各部门岗位职责，确保相关主体都能积极配合数据分析工作的开展。另外，物资采购部门要强化系统平台建设，发挥数据互通共享优势，提高数据分析效能，同时强调数据分析安全，合理设置各项登录应用权限，以降低工程采购风险，实现工程采购效益最大化，推动工程项目施工有序开展。

参考文献：

[1]莫秀荣.关于数据分析在物资采购管理中的运用探析[J].中国集体经济,2022(05):21-22.

[2]赵攀.数据分析在高速公路机电工程采购中的应用[J].招标采购管理,2021(04):47-49.

[3]王宏,夏禹,常静静.面向政府采购数据的工程化采集方案设计[J].智能计算机与应用,2020,10(07):170-175.

[4]吕娜.新形势下统计在建筑工程物资管理中的作用研究[J].现代经济信息,2019(01):95.

[5]薛浩,文剑.基于数据一体化的工程材料控制与采购管理系统[J].化工进展,2017,36(S1):563-566.