建筑施工材料采购的内部控制分析
冯淑华 上海新儒宜建筑装饰工程有限公司
摘要：建筑施工材料采购是工程物料供应环节的前期工作，合理准确的材料采购对提高物资供应管理效率、节省材料成本、促进工程顺利完工有着促进作用。建筑施工材料采购管理也是建筑企业高效运作的重要环节，建筑施工材料采购会对资金正常流动及建筑质量产生直接影响。现阶段，大多企业虽注重建筑施工材料采购计划管理，制定合理计划流程，完善采购流程的内部控制，但一些企业在实际运作中仍然会出现建筑材料风险性的采购，给企业埋下隐患。本文就建筑工程项目材料采购现存的问题进行分析，并给出相应的解决建议。
关键词：建筑施工；材料采购；内部控制
0 引言
材料采购是影响建筑工程项目整体经济效益的重要因素。建筑材料管理是建筑工程项目管理的重要部分，工程项目所用的材料费用约占工程造价的60%～70%，合理准确的采购计划可以提高资金利用率，控制施工成本，提升对物资的利用率。因此，越来越多的采购从业人员开始思考如何加强对建筑材料采购工作的内部控制，从而有效降低建筑工程成本。本文就如何优化建筑施工材料采购内部控制进行探讨。
1建筑施工材料采购的内部控制概述
1.1建筑施工材料采购的概念
建筑施工材料采购主要是指企业制定建筑施工材料采购计划，并依据计划下发建筑施工材料采购申请单，由建筑企业采购部门按照单位的采购申请进行材料采购，并将建设施工采购物资进行物资质量验证，材料合格后将放入企业库存的环节全过程。建筑施工企业在开展建筑施工材料全过程采购管理中，要科学跟踪督导采购各项环节，确保采购物资的相关质量。建筑企业需依托建筑施工领域市场竞争情况对建筑施工材料采购有针对性地进行合理安排部署，根据部署情况确定建筑施工材料的采购质量，进而确保建设施工有效推进，维护企业权益。
1.2建筑施工材料采购的原则
建筑施工材料采购应当遵守以下四个原则：一是遵循施工材料成本原则。建筑施工材料采购要以企业建筑施工的成本核算为依据，不能摒弃成本现状。二是遵循施工材料质量的原则。建筑施工材料采购要始终秉承质量第一的原则，加强对施工材料的质量检验，确保建筑施工材料质量符合建筑领域的采购标准。三是遵循采购顺畅的原则。建筑施工材料采购过程要确保物流畅通，材料供应商应根据合同约定的时间，保质保量提供建筑施工材料。四是遵循市场公平竞争的原则。建筑施工材料采购全过程要遵循市场公平竞争，合理合规进行招标采购，建筑施工企业不能盲目、随意地进行材料采购[1]。
1.3建筑施工材料采购内部控制
建筑施工企业要构建完善科学的建筑施工材料采购内部控制体系。一是严格把控对建筑施工材料采购的资金监督管理。按照企业材料采购办理手续,有计划地开展建筑施工材料采购管理流程；严格把控建筑施工企业项目专项资金的申报关口,以此确保建筑施工材料资金数额真实可靠。同时建筑施工材料采购的专项经费要严格遵守企业资金使用规定,不得擅自变更建筑施工材料采购的专项经费的使用途径,严禁违规挪用、占用经费。二是贯彻落实建筑施工材料采购内部控制管理的实施方案。在采购过程中逐步构建较为科学规范、流程清晰、责任明确的建筑施工材料采购风险管理体系,并完善采购过程全流程管控。重点完善企业建筑施工材料采购的经费使用流程,以及建筑施工材料采购审批、物资管理等各项制度。逐步深化建筑施工企业材料采购管控制度改革，加强企业材料采购账户、现金、发票等物资管理，严格杜绝建筑施工材料采购过程中的违法违规问题。三是搭建建筑施工材料采购信息监管平台。立足大数据智能信息化，逐步构建“多位一体”建筑施工材料采购监督平台，逐步畅通建筑施工材料采购的监督举报方式，及时查处违规进行材料采供的行为。对建筑施工企业出现材料采购不合理的现象，企业要加强内部控制管控，并且加强物资采购的跟踪审计，坚决筑牢建筑施工材料采购内控防线。
2建筑施工材料采购内部控制的重要性
建筑施工材料采购内部控制的重要性主要体现在以下三个方面。一是加强采购内部控制有助于充分保障建筑企业采购权益，提升建筑企业采购管理的控制力度，建筑企业逐步开始完善施工材料的内部控制体系。内部控制有利于弥补建筑企业保障的制度缺失，健全建筑企业综合运转保障体系，消灭风险隐患点，维护企业施工材料管控的合法权益。提高建筑企业物资采购的统筹层次，有助于加强信息化管控采购控制能力，助推建筑企业各项工作高效运转[2]。二是有助于建筑企业变革传统发展理念。建筑企业要以新型管理模式为根本，推行建筑施工材料采购内部控制管理机制，促进建筑企业融入现代采购资源管理理念，强化企业负责人对采购管理制度改革的创新认识，学习先进施工材料采购内部控制管理经验，推动施工材料采购制度发展全面化。三是有助于规范建筑企业采购市场化行为。建筑企业内部控制管理是市场竞争过程中的必备体制，既要遵循市场化发展的规律，又要符合建筑企业实际工作运营管理情况，这有利于避免盲目采购管理行为。内部控制是建筑企业各项流程规范化运行的综合依据，是为了起到监管控制的作用。强化内部控制有助于形成企业综合管理，帮助建筑企业构建好保障体系，助推建筑企业各项工作合规运行。
3建筑施工材料采购的内部控制与管理存在的问题
3.1建筑施工材料采购管理不严格
企业建筑施工材料采购计划在实际管理中存在执行不彻底的情况。主要表现在：没有依据企业物资管理的流程规范要求安排建筑施工材料物资供应；建筑施工材料采购的手续流程不规范；建筑施工企业在材料采购时没有进行市场综合全面比价。因此在选择施工材料供货商时，没有始终秉持公平、公正的原则，综合对比供应商的信誉、材料产品质量、产品成本价格、货物运输等。制定建筑施工材料采购计划时缺乏针对性、科学性，极易导致建筑施工材料采购过程中，没有遵循合理合规、程序正当的采购原则，忽视建筑施工领域的企业采购成本，在企业材料采购中，缺乏最优计划的综合考虑。在涉及材料的重大采购时，没有合理的招投标方式进行物资采购，相关工作的经办人员没有设定较为严格的工作机制，在责任追究制度上管理不严，制约了施工材料采购正常管理。
3.2建筑施工内外环境变动频繁
建筑企业施工材料采购管理在现阶段受国内外市场环境的影响。虽然建筑企业管理模式正随企业发展逐步健全，建筑施工材料采购管理的流程规范日趋完善，但材料采购想要做到能够做到依据建筑企业对施工材料管理需求，还需要制定适宜的建筑施工材料采购管理计划，形成批量订单，争取与材料的相关供应商取得联系，获取施工材料保障；与此同时要保障施工供应商能及时依据订单提供相应质量的产品。企业需要全时段掌握施工材料采购运输的各项关节，确保施工材料物资保障充足，以维系建筑工程项目正常运营。建筑施工材料采购管理过程中的风险，可以分为外部风险、内部风险两种。外部风险指建筑企业在进行材料采购计划时，受自然因素、外部市场供需等外部环境影响，产生的采购过程中所面临的质量风险、施工材料技术风险等。外部风险将对建筑施工材料采购的各项流程环节产生影响，会给建筑工程有序推进带来隐患风险。内部风险指的是建筑施工材料采购管理过程中内部资金管控不严格、流程管控上不严格、内控机制不健全，极易出现采购流程迟缓、资金调配困难、不合理招标等采购风险，严重影响建筑企业的运作效率，制约建筑企业的长效管理。
3.3缺乏有效的信息化系统建设
建筑企业在开展施工材料采购过程中，采购的事前准备、事中办理、事后监管均存在相关材料采购信息传递滞后性的问题。信息渠道闭塞致使建筑企业在具体运营过程中采购信息传递不畅通，从而导致资金管理出现问题，财务管理风险增加。现代社会信息化、智能化不断发展，但部分建筑企业仍停留在使用传统方式录入采购数据信息的阶段，没有采取有效的方法进行信息化系统建设，无法形成具体的大数据信息的整体分析，没有进行采购信息整理并进行电子归档。另外，建筑企业各部门之间缺乏有效的沟通交流，往往只是以纵向沟通的模式进行分析，缺乏横向采购信息沟通，采购信息缺乏系统化集成化，这一定程度上遏制了建筑企业的高效运作。
4建筑施工材料采购的内部控制与管理策略
4.1加强员工内控认识，优化内部控制环境
关于加强员工内控认识，优化内部控制环境，可以从以下三个方面出发。一是强化内部控制意识，切实提升防范建筑施工材料采购产品管控能力。企业在制定建筑施工材料采购计划时，要明确采购控制标准体系，确保施工材料的质量以及交付期限在合理控制范围之内。采购人员必须将采购流程内部控制管理规范牢牢掌握，明确了解内部控制管理在施工采购过程中的重要性，拥有综合分析供应商是否能按时按量提供符合标准材料的能力。建筑企业应建立施工采购材料是否符合产品质量的标准。采购人员要充分做好施工材料采购管理风险控制，做好采购材料日常管理，做好物资材料管控，做好采购材料的质量安全保障工作，确保工程可以正常运转。二是持续优化内部控制环境，持续构建较为完善的内部控制环境从而有效防范建筑施工领域的采购材料信息风险，严控施工材料管理信息，物资流程要进行保密管理，严防相关信息泄露。营造良好的内部控制文化氛围可以有效避免建筑施工材料采购信息泄露带来的损失。三是进一步规范建筑企业全员对采购风险的管控意识。健全建筑施工材料采购体制，持续强化采购项目管理。施工材料采购时常受市场环境的影响，价格容易出现波动，需要提高建筑企业采购人员的风险防范意识，强化采购员分析研判施工材料市场行情的能力。采购人员需遵循材料采购的流程环节最优原则，严格把控施工材料采购的产品质量，确保建筑企业稳定运行[3]。
4.2建立健全内控制度，加强企业成本控制
建立健全内控制度，加强企业成本控制可以从以下两方面去讨论。一是健全施工材料采购管理体制，完善制度化、流程化的内部控制制度。按照全流程管理、全过程监管的原则，完善现有施工材料管理体系。转变建筑企业采购部门一人管理的采购方式，逐步转变为统筹协调，多部门配合监督的内部控制体系，并依据各自的岗位职责，针对性地制定问责纠错体系。逐步建立建筑施工材料管控工作制度，制定施工材料质量管控体系，主要包含建筑施工材料成本核定、流程管理等。给予规章流程保障，确保施工材料各项流程的规范、有序。二是加强企业成本控制，拓宽施工材料供应渠道。想要加强施工材料成本管控，应积极引进施工材料的市场竞争机制，完善供应链管理。为了持续推进成本管控，应定期对施工材料供应商进行综合评估，合理分析评定不同供应商的优劣性，及时对施工材料不同供应商提供的材料成本价进行建筑施工核算，及时掌握建筑企业所需施工材料的质量品质，优先选择符合国家规定并且公开发布的产品质量标准的施工材料供应商，综合考虑性价比，鼓励引入，适时淘汰，更有利于企业对采购成本的控制。健全建筑施工材料采购的成本预算管理，制定符合建筑企业施工要求的物资预算，维持建筑企业资金链的正常运转，完善成本节约管理管控。
4.3重视内部审计环节，提高监督监察力度
建立建筑企业内部控制审核机制，加强物资采购的审计监管，制定完备的施工材料采购内部审计管理机制。积极培养专业采购审核人员，强化专业人才对物资采购监管的专业性，加强综合监督管理。建筑企业在进行施工材料采购时要强化审计监督环节效能，建立完善的施工材料采购综合管控体系，避免出现账目不清、发放混乱的问题。在遇到采购风险时，企业内部要强化审计跟踪，及时找准风险点，增强要施工材料采购抵御风险的能力。
4.4重视信息化系统建设，提高信息传输效率
搭建信息化平台，提高信息传递的运行效率。完善建筑企业施工材料的监督机制，建立建筑企业施工材料采购的生命周期跟踪管理机制。借助采购信息大数据平台，着力构建建筑企业采购信息管理系统，实行“一物一码”管理。实现采购管理的生命周期跟踪管理，及时准确地把控建筑企业的各项采购流程管理，加强建筑企业施工材料采购部门与物资供应方面的信息化建设管理。在信息化平台上进行综合管理，做到材料采购数量、规格等信息能在信息化平台有迹可循，从而提高材料采购在配置、使用、管理、监督等各个环节的应用，及时加强考核业务评定，逐步提升建筑企业在信息化管控方面的精细化管理。增强建筑企业内部沟通协调，实行有奖举报监督的管理机制，严厉杜绝材料采购的违法违规行为。切实增进建筑企业材料采购运营管理的安全和完整，防范建筑企业资金出现流失，确保建筑企业施工材料采购正常运转。逐步完善“信息化+职能运行监管”体制机制，全面落实建筑企业采购职责管理。采购过程要严格遵守信用承诺，运用信息化流程管理，切实提升施工材料采购信息传输效率[4]。
5结语
为进一步提升建筑企业综合效益，确保建筑施工材料采购计划管理效能最优化，要完善建筑施工材料采购内部管理流程，健全建筑施工材料采购内部管理的制度。本文从新时代建筑施工材料采购管理出发，系统地分析建筑施工材料采购概念，指明采购内部控制制度的重要性，并对建筑施工材料采购管理提出改善建议。希望以此促进建筑企业适应新时期市场竞争环境，有效规避建筑施工材料采购风险，健全建筑企业内部控制机制，使企业利益最大化。
参考文献：
[1]胡培娜.建筑施工企业材料采购内部控制研究[J].中小企业管理与科技,2022(01):173-175.
[2]郑小龙.建筑施工材料采购的内部控制与管理[J].绿色环保建材,2020(10):4-5.
[3]刘灼. ZT建筑施工企业材料采购内部控制优化研究[D].重庆:重庆理工大学,2020.
[4]李森.建筑施工材料采购的内部控制与管理[J].决策探索(中),2020(01):31.
