企业财务共享服务管理模式探究与讨论

胡敏芝    江苏华东有色投资控股有限公司

摘要：财务共享服务管理模式是现代企业推进业财融合、增强财务管理流程精简化程度的重要创新型工具，其对于企业实现战略发展目标，增强成本控制能力存在重大意义。企业应当在推进财务信息化建设的过程中，有效应用这一财务管理模式。本文首先强调了财务共享服务管理模式的主要特点，突出其应用优势，而后从方案设计、流程优化、风险防控、人员管理、保障机制等角度，提供该模式的建设建议，以此满足企业财务系统升级需求，增强财务管理效能。

关键词：财务共享服务管理模式；企业管理；优化措施

0 引言

企业财务管理工作在一轮轮技术革命的冲击下，不断升级、发展与完善，人工智能、大数据、互联网、云计算等技术资源为财务管理模式的升级提供了必要支持。在降低成本、业财融合等客观发展需求的催动下，财务共享服务模式被越来越多的企业接受，改变了财务管理现状。现针对财务共享服务管理模式在企业中的应用展开讨论。

1 财务共享服务管理模式的主要特点

财务共享服务属于基于降低企业运营成本、提高财务管理效率，精简业财管理流程的新型服务模式，该模式具有以下几方面特点：

首先，该管理模式具有较高的标准化程度，企业的各个部门在该管理模式下需要形成分工协作的关系，各个部门的员工负责的工作内容得到有效细化，以此可实现权责统一。其次，该模式实现了对整个财务管理流程的全方位覆盖，特别是出现频率高且具有重复性特点的业务活动，包括费用报销、资金结算、发票认证、会计报表、成本计算以及应收账款等。再次，该模式的自动化程度较高，该模式以企业的财务、业务系统为基础，连接了税务管理、财务管理、资金管理、电子档案管理、物资管理、绩效管理等多个平台，实现了对数据的自动化处理，以此也使财务管理得以保持更高的效率。最后，该系统实现了对重复性业务的集中、自动化处理，以此降低了企业的人力成本，同时也使财务人员能够从重复、冗杂的核算等简单业务中被释放出来，从而接触更多关系着企业战略发展的核心业务，通过财务分析来为决策者提供决策支持。

企业借助共享服务管理模式能够有效实现会计集中核算、全面预算管理、资产集中管理、财务合并报告以及风险管控等系统的无缝衔接，高度集成财务信息，提高内部控制水平[1]。共享中心集成核算、预算等业务后，可统一调配与管理企业的外汇、存贷款、债券、票据以及现金，使内部资金融通效率大幅提升，形成更高的资金使用效率，将资金风险的发生率控制到最低程度。

2 企业财务共享服务管理模式的优化举措

企业可利用财务共享服务管理模式来解决财务管理在流程、风险管控等方面的问题，以此来提高财务管理的信息化程度，增加管理收益。

2.1确定建设方案

首先要明确在该模式下，共享服务中心被定位为数据层、控制层与战略层。在战略财务层级，需要发挥出统筹与战略引领的作用，具体需要为企业的税务筹划、风险控制、经营战略分析、绩效管理、制度调整以及投融资筹划等重大决策提供支持；在共享财务层级，共享服务中心需要编制标准化报告、提供有价值的数据与处理交易，具体业务涵盖核算资金、处理基础会计业务、防范财务风险。在业务财务层级，共享服务中心需要扮演业务伙伴的角色，主要工作任务为提供业务支持、完成纳税申报、管理资产以及管理预算等。

构建共享服务中心的组织机构时，同样可按照业务财务、共享财务、专业财务与战略财务的思路以及工作流程进行设置。在费用报销岗位中，人员需要对费用报销类业务实施集中处理，并提供与之对应的凭证，需确保形成完成的审批手续、精准的报销金额信息以及合理的报销标准，同时还要保障报销类单据能够准确、及时入账[2]。资金支付岗位人员需负责统一调拨资金类业务，在日常工作中需准确及时地支付资金，并确保资金安全。客户服务岗位属于具有综合性的岗位，岗位中的人员需要提供各类咨询服务、运维保障平台、对接其他工作部门与外部供应商。共享中心的内控岗位为风险与质量控制岗，负责识别现有流程中的潜在风险点与解决风险问题，参与业务稽核与组织内部评价工作。

2.2优化业务流程

企业通过引入财务共享服务管理模式可消除流程方面的不足。

首先，调整费用报销流程。改变该流程中的事前借款申请模式，若费用已有明确具体的去向，如差旅费等，员工可预先填写报销费用信息，系统可对其进行审核，确定是否符合流程、是否在预算范围内，若符合条件即可予以通过审批。员工完成出差任务并进入到返程阶段后，系统即可对相应的发票单据进行自动关联，并支付欠款。如果费用超出预算，系统则会将报销信息传递给财务人员以及部门不负责任，需双方共同审批。若报销事项具有较高的重要程度，需要由上级领导对其进行审批，员工将申请发出后，报账平台可对审批者的信息进行查找，并将其加入到申请加签审批的清单中，向相应的审批人员推送。

其次，增强报账流程的标准化程度。企业面对采购流程中的不规范操作以及提单要求存在差异等情况，可围绕采购合同报账相关业务来规范操作流程，明确需要提交的具体资料与单据填写要求。实施信用评价机制，员工可对应付流程中的财务人员进行评分，若人员的评分较高且达到相应标准，可提供优先审批的特权，以此来提升相关人员的操作水平[3]。另外企业的内部审计部门可定期针对财务报表与记账凭证进行检查，消除财务共享服务中心在人员管理以及业务运行中的风险因素。

最后，提高服务中心的服务质量。企业需要关注服务中心中的客服人员的培训需求，确保其对于企业业务有充分的了解，同时还能够具备一定的财务专业知识，以此才能够为客户提供高质量的服务。企业可实施反馈调查机制，客服人员需按照制度要求，利用邮件、电话等沟通方式，从服务对象处获得反馈，了解服务需求，以此来增强服务中心的整体服务能力，针对客户的问题进行及时响应与处理，将更为优质的服务提供给企业。

2.3实施风险管控

其一，企业采用共享管理服务模式后，服务中心需要集中处理大量的报销单据等财务材料，业务量巨大，在堆积过多的审批单据之后，系统可能无法有效识别业务的实际紧急程度，造成部分较为紧急程度的业务处理存在滞后性，加大了该模式的应用风险。因此通过增设紧急审批程序来解决这一问题，若单据归属普通类别，系统将按照时间顺序加以处理；若单据存在紧急处理需求，系统可通过预设的标准，对其实施优先处理。还可增加催办功能，用来将普通事项向紧急事项升级，以此来灵活应对单据处理业务。

其二，该模式下，企业的业务与财务数据被汇集到财务信息系统之中，因此信息安全风险的发生率大幅提高，企业必须要落实信息安全保密保障工作。重点对涉及企业商业秘密以及国家机密的信息进行保护，健全企业信息安全管理制度，做好对操作流程的有效防护，同时升级安全防护技术，推动全员参与信息安全管理工作。使信息系统建设与保密工作实现同步实施、设计以及规划[4]。应有专业人员定期为企业维护信息平台，消除信息安全漏洞。在保障系统安全的前提下，还要注重增强该财务信息化管理模式的灵活性，可将平台与移动通信设备客户端进行对接，以此来确保业务处理的及时性，提供高机动性的单据审批功能。

2.4完善财务人员管理体系

财务共享服务管理模式启动后，企业对于复合型人才的需求也随之增强，为了让该模式提供人员保障，企业首先要推进财务队伍建设，帮助财务人员在工作中实现转型发展目标。帮助财务人员做好岗位过渡，使其能够加深对新模式的应用价值的了解与认识，尽快适应全新的工作流程与工作节奏，消除对新模式的抗拒情绪。在新模式建设前期可吸纳财务人员提供的建议，以此来建设出更加专业的财务管理模式。在财务培训环节中，企业需要在财务共享服务模式、财务专业知识培训的基础上，增加信息技术相关的内容，以此使财务人员能够更加熟练地依靠财务信息系统来完成财务分析、财务监督等任务。

企业针对财务共享模式下的财务人员，需为其建立完备的绩效管理机制，可通过平衡计分卡对员工的绩效指标进行计算，为财务人员选择的指标来自财务维度、内部运营、学习与成长以及客户维度，以此来实现对其的全面考核，确保借助绩效考核对财务人员的实际能力展开精准评估，督促财务人员在新模式中能够形成更多优秀表现。

财务人员身处共享中心内部，工作任务繁忙，工作内容相对单一，工作流程的标准化程度较高，同时发展空间受限。而很多人员本身有着较高的职业追求，因此企业需要重视新管理模式下的员工晋升发展需求，以此来预防人员流失的情况。可采取轮换机制，为员工提供体验不同工作岗位的机会，使员工对于新模式的工作流程形成更加深入的了解。同时还要为服务中心的财务人员提供晋升渠道，满足其职业发展需求。

2.5引导各个部门进行协作

财务共享服务管理模式的推行并非只是财务或者业务部门的任务，而是需要企业的各个部门进行参与。因此在新模式的初期建设以及运行环节中，各个部门不仅要在其中发挥作用，同时还要主动进行配合。

首先，管理层需要在模式中发挥出支持、监督与指导的作用，无论是人员管理、升级财务信息系统、连通业财系统还是重塑业务流程，都不能缺少管理层的支持，除了资金以及思想导向方面的支持之下，管理层还要在流程完善、系统升级、人员调动等工作中提出指导性建议。其次，该模式还需要有资金链提供持续性的物质支持。财务人员需要对共享中心中的优化项目、建设任务进行科学评估，而后形成清单，提交至上级部门实施审批。优化该管理模式时常常需要引进新的业务并展开测试，同时对现有业务进行调整，期间产生的资金需求巨大，同时还涉及专业咨询费用、培训费用等。因此财务部门要确保做好前期评估，并结合企业的战略规划，避免出现资金浪费的情况[5]。最后，除了财务部门之外，人力资源部门、采购部门、销售部门与生产部门等也要针对该管理模式的新要求，对工作作出调整，以此来支持共享服务管理模式的运行。

3 企业财务共享服务管理模式的保障体系

财务共享服务管理模式的建设与使用需要有可靠的保障体系作为支持，现从技术与制度两个角度分析保障措施：

3.1技术保障

首先，需要为财务信息共享搭建信息化平台，优化平台时需增强人机友好程度，结合业务处理的合规性、必要性与真实性要求来增加审核节点，基于降低预算科目的误选率，可对业务小类进行细分，以此来对预算科目进行精准映射，缩减人工选择环节，可对备用金、通讯、招待、差旅等报账项目增加控制程序，若出现费用超标的情况，系统自动停止申请提交流程，并发送上传附件的提示，使报账审批流程既高效又精准。其次，可升级影像管理系统，在现有功能的基础上，增设自动抵扣、自动校验与自动填单等功能，形成更高的业务处理效率。扩大发票识别范围，使系统能够对合同、银行回单以及更多种类的发票进行有效识别。将影像管理系统与企业其他业务系统以及财务系统进行对接，从而丰富档案管理与调阅影像等功能。最后，利用电子会计档案系统来自动采集电子档案，完善电子档案管理流程，减少档案信息遗失情况，同时也缩减匹配、打印以及归集会计档案的工作量，提高会计档案管理效率。依靠线上平台来提高档案利用效率与安全性，在管理环节实现自动化匹配与归档。

3.2制度保障

财务共享服务管理模式的长期应用离不开必要的制度建设工作，企业需要围绕现阶段的财务管理模式调整情况，提供配套制度体系，为新模式下的各项财务管理工作提供制度层面的指导与支持。为了切实预防质量风险，推进业务领导工作，企业需要形成一致的核算标准与会计管理政策。围绕共享中心的主要业务内容与各个岗位需承担的具体职责，确定规范要求与基本的制度框架，全面涵盖会计核算规格、财务报表体系、预算管理细则以及会计科目设置等内容。在推进审批业务时，审批岗位人员应减少人为主观因素干扰，按照工作清单来审核信息，其所用的审核依据并非一成不变的，需要以业务变动为参照，及时调整审核依据与清单要求，形成精细化的审核要求与清晰的审核界限。回复客户的用语应实现一致化，退单类业务需要有统一化的编码，以此为后续数据统计工作做好准备。制度建设过程中，需吸纳共享服务中心工作人员以及各个部门的建议，以此为共享服务中心打造更具有针对性的制度依据。

部分企业对这一管理模式进行定位时，会选择将其定位成成本管理中心，只进行财务管理、业财融合方面的基本操作。而随着企业业务规模扩大，经营水平提升，共享中心服务质量提高，需要对管理模式进行转型，可使其向市场化的方向进行转型，增加市场价格信息分析与预测的环节，扩大共享中心的利润空间，提高该模式的价值创造水平。在市场化运作理念的指导下，企业可对外输出共享服务的技能、知识与方法，通过提供咨询的方式，助力其他企业运用共享服务模式。市场化转型为企业带来更多挑战，除了外部竞争，企业还要投入更多资源，从而保护信息安全［6］。

4 结语

现代企业在创新财务管理方法时，可结合自身发展现状，来建设与自身财务管理需求相符的财务共享服务管理模式，以此来解决财务管理流程方面的问题。企业应充分发挥出该模式的独特优势，通过强化风险控制力度、重新塑造财务流程、提高财务人员业务水平、引导各部门展开协作，完善制度与技术保障体系来引入新型共享服务管理模式，从而完成财务管理改革任务。

参考文献：

[1]高先水.基于财务共享服务的企业财务管理新模式探讨[J].财会学习,2021(34):57-58.

[2]王洋.企业财务共享服务管理模式探讨[J].中国总会计师,2021(5):162-163.

[3]刘德领.浅议企业财务共享服务视角下财务管理模式[J].全国流通经济,2020(7):52-53.

[4]钟健.财务共享服务视域下的企业财务管理模式分析[J].商场现代化,2021(7):73-75.

[5]陈晓红.财务共享服务模式对国有企业财务会计管理质量提升的作用分析[J].当代会计,2021(17):1-3.

［6］李可心．财务共享服务中心模式的利与弊[J].消费导刊,2018(23):211.