“互联网+”背景下的事业单位科技档案管理创新研究

闫艳     山东省临沂市兰山区自然资源局 

摘要：近年来随着经济的发展和科学技术的不断提高，各行各业都受到了互联网技术的影响。利用信息和互联网平台，将传统行业与互联网进行融合，利用网络具备的优势特点，推动传统行业的变革和发展。这种技术的出现，使得大众的生活、工作、组织、社会形态都在发生深刻变革。对事业单位档案管理工作来说，也要适应时代发展的趋势，在档案管理工作中有效利用“互联网+”技术，推动工作效率、工作质量等提升。

关键词：“互联网+”背景；事业单位；科技档案管理；创新研究

引言

档案管理信息化建设是新时代背景下企业档案管理创新的必然，在信息时代背景下，人们的工作节奏加快，事业单位传统的档案管理已经不能满足时代发展的需要，在这样的背景下，如何实现事业单位档案的信息化管理成为相关人员需要思考和解决的问题。事业单位本身涉及的档案资料比较复杂，所有信息的收集、分类、管理环节比较复杂，将信息技术应用其中能够提升事业单位档案管理效率，从而为事业单位的长远发展创设更加有利的条件。

一、“互联网+”背景下科技档案管理的主要内容

对于科技档案的管理工作而言，从用途上可以分为内部管理与外部管理两个方面。其中，内部管理就是指科技档案管理本身的工作范围。依托于互联网，传统的档案管理发生了改变，主要朝着数字化、网络化的方向发展，将多种技术手段应用到档案管理工作中来，推动档案管理实现了信息的快速收集、检索、传输等，也推动了档案信息的共享与传输，从内部管理提升管理效率，推动档案信息化发展。外部管理就是依托于科技管理工作和社会环境所呈现出来的档案管理的一种潮流与趋势。在互联网背景下，科学技术不断发展和进步，科技创新为社会发展奠定坚实基础，在这个过程中，社会大环境对档案管理也有了更高的要求。

二、“互联网+”背景下的事业单位科技档案管理创新研究

（一）重新构造档案管理业务流程

第一，优化业务流程。在事业单位档案管理的过程中，为了能够确保档案信息化管理顺利进行，在档案管理的过程中，需要相关人员采取必要的措施优化业务流程。首先，优化档案管理部门内部的业务流程，使各个部门在工作的时候都能够熟悉自己的岗位职责。其次，优化档案管理部门和其他部门的业务流程，强化档案管理部门和其他部门之间的沟通，从档案信息需求者角度出发优化档案信息检索、利用、处理和反馈。第二，实现档案业务标准制度化发展。事业单位档案管理标准化对档案管理意义重大，为此，在档案管理的时候要将档案流程标准以制度的方式固定下来，明确档案管理分工。第三，完善事业单位流动人员的档案管理。对事业单位的流动人员进行统计分析，根据统计分析结果对人员管理进行适应性的创新，一方面要加大对流动人才的档案保留管理，另一个方面要简化单位流动人员管理模式，制定出和整个单位相适应的流动人员档案管理方案，不断提升事业单位人员档案管理质量和管理效率。

（二）提升档案工作人员素质

档案管理是事业单位发展的基础，决定着工作的效率和质量。事业单位应提高重视程度，建立档案管理部门，安排专业的人员对资料进行收集和整理。这也体现出档案管理人员的重要性，其工作能力和专业技术对档案管理质量影响较大。因此，事业单位需要高素质的人才队伍，并做好以下工作：一是做好检查考核，对档案管理人员定期进行知识技能考核，保证管理人员方法和技能提升；二是加强培训，保证档案管理人员熟悉工作内容，可以掌握先进的管理模式和操作方式。

（三）提升利用效率

科技档案要切实发挥其作用，为经济发展、社会进步真正创造价值。科技档案管理工作的创新既要兼顾管理质量，又要提升管理效率。为此，科技档案的管理工作要加强与互联网技术的融合，切实提升档案管理人员的工作能力，使得科技档案管理充分应用互联网技术，保证对互联网技术的运用效果，要依托于相应的软件和硬件来推动科技档案的归纳、分析、筛选以及研究等各项工作更加高效。

（四）加强数字化档案管理信息的宣传力度

事业单位数字化档案管理信息的宣传力度，在一定程度上影响着档案管理人员对数字技术应用的重视程度。为了保证数字技术能够快速与事业单位档案管理工作深度融合，并提升数字技术的有效应用率，档案管理人员必须要重视对数字化档案管理信息的宣传。此外，各地区事业单位之间也需要加强交流沟通，借助信息技术构建信息共享平台，同时还要与社会媒体部门建立起一定的合作关系，借助媒体部门的宣传渠道提升数字化档案管理信息的宣传深度和广度，进而保证各地区的事业单位数字化档案管理工作质量及成效得到同步提升。

（五）打造档案管理信息化平台

第一，强化档案信息化平台的软件建设。软件是档案信息化建设的重要载体，为此，在档案信息化管理的过程中，需要相关人员注重软件性能和功能的完整性。事业单位在发展的过程中可以根据实际需要向第三方购买档案管理软件，也可以根据单位发展需求自主设计适合开发和应用的软件管理平台，使得档案管理软件在具备档案管理功能的同时，满足事业单位的业务发展特点。第二，强化资源信息的整合利用。在档案信息化整合管理的过程中，借助事业单位管理平台来整合各个资源信息，将档案管理工作纳入整个事业单位的管理平台上，在最大限度上发挥出档案管理信息化的重要价值。

（六）使科技档案的利用服务质量全面增强

要进一步与时俱进，充分利用计算机全面辅助作用，使科技档案的管理效率得到全面提升，进一步充分融合激光扫描等技术，使科技档案能够切实有效的存入计算机中，对其进行科技化的管理。同时，充分利用计算机信息管理网络，使科技档案的信息数据得到更有效的传播，确保科技档案的查询和利用效果全面提升，从而确保其更方便快捷准确的传递，发挥应有的应用价值。

（七）监控档案管理咨询项目实施全过程

在新时代背景下，诸多事业单位都积极进行着档案管理工作的改革，提高档案管理工作的质量。在档案管理咨询服务工作中引入质量管理理念，把档案管理咨询服务项目视为一个多要素、多层次、多功能的产品，分析影响档案服务质量的因素并进行系统控制，对产品的各个环节实行全过程和全方位的管理。为了优质高效地完成档案管理咨询服务工作，提供标准化服务，我们除了通过培训和实战不断提升员工的质量意识、专业技能外，还制定了档案管理咨询服务作业指导书以规范工作流程；并结合各类项目的特点在适当阶段实施质量检查活动，确保每个环节的输出成为下一个环节的有效输入，提高整个流程的运转水平。

（八）建设行政管理队伍

针对事业单位行政管理人员的不足，事业单位应加强行政管理队伍建设，从行政管理人员引进与培训两方面入手，提高行政管理队伍质量，为规范有效的行政管理工作提供人才保障。在行政管理人员引进中，事业单位应明确行政管理岗位要求，在选拔岗位工作人员时能够有的放矢，确保行政管理人员满足岗位要求。通常来说，行政管理岗位应满足如下要求：①掌握公文制定、文件收发、文书起草等工作技能及相关知识；②能够与其他职能部门沟通联络，接待单位的来访人员；③具备一定文字功底与表达能力。通过规范的岗位要求，提高行政管理人员的选拔科学性，保障行政管理工作规范有序开展。在行政管理人员培训中，事业单位应定期组织行政管理人员参与培训，确保行政管理人员掌握最新行政管理知识与相关技能，提高行政管理人员的综合素养，使其应对新时期行政管理工作要求。例如，某事业单位定期组织办公室行政人员参与培训，结合办公室行政管理工作特点，培训主题涉及公文处理、档案管理、舆情应对、业务管理、信息化素养等，确保办公室行政人员发挥其联络协调作用，为事业单位发展提供支持。

（九）加强对科技档案的重视

科技档案一般来自于单位内部的科研生产，同时科技档案也为科研生产提供支持，推动科研生产工作的有序开展、持续进行。为此，我们需要提升认识，关注到科技档案对经济社会发展的重要意义。“互联网 +”背景下，科技档案的归属已经不仅仅局限在科技档案的管理部门了，会涉到单位内部多个部门，这也使得管理工作更加繁琐，需要多方配合来完成。在此背景下，科技档案的管理工作不容忽视，单位内部要大力做好宣传工作，提高所有人员的重视，促进管理工作的有序开展，确保各部门之间能够积极配合形成联动。在科技档案管理过程中，要做好档案的利用工作，充分发挥科技档案的真正意义，使其能够为单位的发展助力，支持科研工作更好开展。单位内部各部门之间要自上而下、自下而下推动正确认识的形成，联动促进科技档案的发展。

（十）档案室管理需要运用现代化技术

首先，档案室中包含着很多纸质资料，因此档案室需要做好防火、防光等方面的工作。档案管理人员需要对消防设备及检测设备定期检查，并定期跟换开关、照明线路等设备，从而将影响档案安全的危险因素都扼杀在萌芽中。随着时间的推移，档案室内的档案会越来越多，为了优化人力资源，方便借阅人查阅资料，档案室可以使用电动密集架，并同时配备电子标签系统，当人们需要查阅档案时，只需要打开电脑系统即可找到档案及其所在位置  。其次，档案室需要配备恒温、恒湿以及消毒集于一体的设备，从而使档案室处于一个相对稳定的环境中，从而延长纸质档案以及电子设备的寿命。除此之外，档案室还需要配备摄像头、传感器等设备，档案管理人员可以随时通过监控器观察到档案室内的情况，如果档案室内发生意外也可以及时的进行解决。最后，档案室需要做好防盗工作。可以利用监控、门禁等设备做好相关工作。要对可以进入档案室的人员给予相应的权限，门禁设备可以采用电子指纹设备，只有相应的权限以及录入指纹的人员才能进入档案室。除此之外，还需要安装摄像头并做好出入人员记录，从而可以随时了解档案室的实时状况以及人员进出记录。

（十一）延伸档案应用范围，打击档案造假问题

档案应用范围的局限性，以及档案造假问题较为突出，弱化了企事业单位档案管理工作的实施成效。所以，不断延伸档案应用范围，打击档案造假问题，才能使得单位档案管理工作实现有序发展。具体措施主要在于，企事业单位根据实际需要，逐步延伸档案应用范围，使得档案应用不再局限于工资调整、退休手续办理、工作发生调动等领域，还可以将干部选拔、培训工作开展等与职工较为密切的工作与档案利用相结合，使得广大企事业单位职工更加重视档案管理工作的实际开展，调动档案管理工作人员的工作积极性，强化档案管理，尤其是档案利用与职工认知的结合。其次，不遗余力打击档案造假问题。对于企事业单位而言，无论任何人在任何情况下以怎样的理由形成了档案造假行为，都需要予以严肃打击。一经发现相关事实，就需要企事业单位管理层进行明确的惩戒行为，提高他们的造假成本，如果档案造假涉及到了违法犯罪行为，则由相关政府部门出面予以严厉打击。

（十二）优化事业单位档案管理机制

在行政事业单位经济快速发展下，人事档案管理工作在实践应用中的比重不断加大。为了更好地满足事业单位的发展需要，事业单位人事档案管理工作要进一步优化创新。其中，针对国内人事档案管理工作普遍存在的管理体制问题，需要相关部门和事业单位管理人员积极商讨具体的对策，针对当前人事档案管理工作实际情况制定出科学合理的人事档案管理体制，在这个体制的作用下，更好地发挥出人事档案工作在行政事业单位中的作用。在事业单位档案管理的过程中，还需要强化事业单位内部人性化管理模式的运作，在人事档案管理的过程中，制定出一系列人性化服务条款，为事业单位档案管理工作人员提供必要的工作环境和福利支持。根据档案管理工作发展需要，档案管理人员在利用档案信息的时候要制定严格的规划标准，在标准的规范和约束下，提升事业单位管理人员的综合素质，不断提升档案人员的职业道德精神和技术水平，使得整个事业单位的档案管理工作始终处于一个不断上升的发展状态。在档案管理的过程中，管理人员还需要努力打造出一个完善的档案管理网络，在网络资源的作用下，拓展档案管理模式和管理路径，使得档案管理人员在档案管理的过程中充分发挥出自身的职能作用，不断为企业的发展创造更多的经济价值和社会价值。

结语：

“互联网+”时代，科技发展日新月异，科技档案管理也毫不例外地被卷入这一大潮中，在变革中发展、创新。事业单位要积极推动科技档案管理创新，紧紧把握时代发展的脉搏，结合实际发展需求，完善各项管理工作。

参考文献：

[1]张肖会,宋峥嵘,王佳莹,等.新时代下关于科技档案工作的思考[J].天津科技,2018,45(8):24-26+29.