实验室计量标准档案信息化管理探究

廖山峰   盐城市知识产权保护中心

摘要：计量档案是质量管理体系的重要组成部分，也是保证检验检测结果准确性、公正性的可靠依据。实验室测量档案在实验室测试质量管理中起着重要作用，标准档案信息化测量和规范化管理可以有效地测量实验室质量。计算机网络技术的应用提高了档案的管理水平，将实验室的所有工作信息联系起来构成整体，使中心的档案管理工作逐步完善，进一步向系统化和规范化方向发展，充分发挥计量标准档案在质量管理体系运行和计量认证中的积极作用。本文对实验室计量标准档案信息化管理进行了深入的探究。

关键词：实验室；计量标准档案；信息化管理；探究

0 引言

作为国家法定计量检定机构，计量标准档案管理是实验室管理最基本、最可持续、最专业化的工作。按照评价标准和计量标准的要求，建立完整的计量档案，确保价值传递更加准确，保证高质量、高水平的计量，提高工作效率和经济效益。在计量工作的开展和进步中起着举足轻重的作用，在现代计量管理中发挥着重要作用，是计量科学技术进步和创新的基础[1]。

1 实验室计量标准档案管理问题

1.1计量标准档案管理的复杂性

实验室计量标准档案管理面临的一个主要问题是档案分类不完全，因为所有的档案内容都非常复杂、多样，涉及许多方面。

1.2缺乏合格的管理人员

在现代实验室里，由于受到诸多因素的限制，档案管理员通常会担任多个职位。档案管理实验室项目经理需要对实验室档案进行维护，这些现象能够充分地反映实验室计量标准档案管理中存在的不足。

1.3文件标准化意识不足

实验室要归档的内容复杂繁多，包括人员、设备、检验材料、检测流程、法律法规、各种规章制度、实验室环境等。然而实验室工作人员只重视对实验检验过程得出相应的实验结论，而没有重视对档案进行规范化的管理。档案仍存在分类不明确、提交不规范、标准不统一、不规范等问题，影响了实验室档案规范化管理体系的建立。实验室认可现场评价或案卷取证时，如资料不完整、遗漏或不规范，检索不便，也造成了对认可结果的不满意。

1.4档案标准化管理和监督不力

质控室需要做好对不同项目档案的标准化管理做好监督。但由于不同专业的实验室档案内容比较多，并且非常的复杂，在对档案进行检查的过程中，需要投入更多的时间以及人力，一般只有年检、档案局部检查、内审员互检。这导致档案的标准化和对管理实践的监督不够全面和彻底[2]。

1.5在文件传输过程中，管理马虎

档案管理员因升职或换工作而发生变动，而负责档案传输的人往往是新员工。这些档案工作者本身对研究所的各种档案工作制度了解不多，档案意识淡薄，档案标准化意识不足。

1.6档案管理的概念相对陈旧

档案管理人员对档案管理的任务缺乏认识，认为档案管理的工作主要是收集、整理、归档、编目、检索、统计档案等。因此，确保档案管理的安全性和安全性是在他们的工作中坚持规则而不是提前考虑如何管理它们的问题，这是在许多档案管理任务中保持相对原始的管理实践的直接原因，很难满足对实验室进行发展以及构建档案标准化管理体系的实际要求。

2 实验室计量标准档案信息化管理的重要作用

2.1确保实验室测试的质量

在实验室工作中，实验室里所有的仪器都会产生非常多的数据，对这些实验数据进行保存是确保实验正常、准确的关键环节。只有实验数据的准确性才能保证实验的最佳质量。因此，为了有效地保护科学研究，必须要对所有的实验进行记录，同时还需要对记录的数据进行归档。

2.2可以提高管理效率

实验室档案包含非常详细的信息，说明最实用的工作流程、最详细的实验室问题和解决方案，这些问题和解决方案经过适当的信息处理后，可以由检查员进行研究，并有效地防止发现错误。当其他实验出现问题时，比较现有的资料档案是很容易的，运用综合分析的方式，能够获得更好的解决方案，对管理效率进行提升。

2.3可以提高工作质量

由于实验室工作的复杂性，实验数据也很复杂。因此，实验室可透过先进的资讯科技设备，有效处理这些多元化的数据档案，不但能够提升员工的工作水平，还能够实现数据的精简，从而能够让实验室档案管理更加地人性化。如果不将这些要素用作获取相关信息或报告结果的信息，那么在档案在进行提取的过程中，也会产生非常严重的问题。相反，如果这些数据不被用作信息，一旦出现问题，可以通过互联网上的信息技术进行搜索和检索[3]。

3 实验室计量标准档案信息化管理模式

3.1人事信息模块

本模块用于管理进行验证、校准或测试的人员及资格信息，包括人员基本信息（姓名、出生日期、学历、职称、专业）和获批项目信息（项目名称、相应资格类别、资格证书）附，生效日期）。同一人需要同时从事不同的项目，不同的项目需要对项目的扫描件进行上传，当项目要超过生效日期的过程时，系统能够自动地通知相应人员对项目信息进行更新，同时，需要对档案信息生成的时间进行核对。

3.2规章制度信息模块

在此模块中管理基于验证、校准或测试项目的验证程序、校准规范等技术文件，管理的档案数据主要包含文件格式、文件名、控制号（文件创建时自动生成的数据信息输入）唯一编号）、状态（“活动”或“过时”）和看守信息。

3.3设备信息模块

该模块记录设备和设备历史信息，以便随时查看设备和设备的基本信息和运行状态。基本的信息子模块主要是由输入设备数据信息时自动生成的编号、设备的名称、规格型号、序列号、制造商、测量范围、不确定度（精度或最大容差）、主要技术指标、生产日期和溯源证书子模块包括产地、采购日期、采购价格、设备运行状况、放置位置、配件等、附证书等。操作子模块包括管理员、用户、维护记录和维护提供商。经理和用户还连接到人力资源模块以关联和选择特定员工。对于同一台的设备，能够对溯源证书的信息进行溯源，当溯源证书快要到期的过程中，系统会直接地通知设备的管理员、用户和管理员。及时追溯证书信息，每当输入新的溯源证书时，系统会根据溯源证书提供的结论或数据，自动提醒这些仪器设备的管理人员和用户，验证其是否满足实验室的需求。

3.4计量标准信息模块

JJF1033的评价主体是计量标准，由计量标准和配套设备组成，按照JJF1033提供的成套文件的要求，计量标准文件的管理内容包括认证证书、重复测试和稳定性评价、人员与设备、系统等多方面的信息，能够针对这些需求进行“量身定制”，更好管理比较复杂的计量标准信息。测量标准信息模块分为六个子模块：简历信息、配置组成、评估和验证记录、认证证书、开发项目和文档。由于计量标准信息模块是管理计量标准文件的综合模块，其中包含人员、法规、设备等信息，因此设计时考虑了人员信息模块、法规信息模块和仪器设备信息之间的关系。能够将不同模块之间的数据进行关联，方便进行数据查询以及统计分析工作[4]。

第一，信息模块。这个模块能够更加完整记录计量标准中的信息以及操作，可以划分成基本概况、环境条件、法规、管理员和用户等信息。基本概况信息主要包含测量标准文件号、名称、标准代码、范围、不确定度（精度或最大允许误差）、建立日期和负责人、级别、专业领域、使用状况信息、环境条件温湿度要求和实际温湿度信息程序规范与程序规范信息模块相关联，对应的程序规范关联可选管理员和用户连接到人事信息模块，其程序规范由协会工作人员选择.

第二，子模块的配置和配置。该子模块由标准设备和辅助设备两条信息组成，与设备信息模块相连，通过连接标准设备和辅助设备，可以选择对应的设备和设备。当测量标准被仪器替换时，可以对其进行删除和重新选择。

第三，评估和验证记录子模块。该子模块分为四个历史信息：稳定性评估、重复性测试、周期检查和标准设备评估。记录各种评价或验证的日期、有效期、验证人员人数及验证结论，具有附件上传功能，必要时可上传评价或验证记录扫描件。当评估或者验证记录马上到期时，系统能够更加自动地对计量标准的保管人、使用者和管理者及时更新记录信息。

第四，认证证书子模块。本子模块分为计量标准评估证书和社会公共计量标准证书两部分，其中包含非常多的证书编号、颁发日期以及有效期信息，同时对证书扫描件进行上传。

第五，开发项目子模块。该子模块用于管理计量标准可以执行的项目信息，包括项目名称、测量范围、不确定度（精度等级或最大容差）和认证类别信息。

3.5查询统计模块

这个模块能够对人员信息、法规信息、设备信息以及计量标准信息进行查询，也可以结合各模块的数据查询管理或使用计量标准等综合信息。还能够对特定日期认证到期的衡量标准、跟踪证书已过期的仪器设备、项目执行权限已过期的员工，例如查找特定人员的信息、程序规范所遵循的衡量标准申请等。

4 实验室计量标准档案信息管理的具体方法

4.1档案分类清晰

整个实验室测量档案管理系统必须有多种档案管理类别，因此所有档案都必须分类，然后根据这些元素分组，根据每个类别进行归档和分类，并按类别进行分类。这种清晰的分类管理系统可以更有效、更准确地查看文档，并有效地确保在修改标准文档或调用测量数据时完全有序。例如，在管理这些档案时，必须对它们进行明确的标记和分类，将同一级别的文件分成不同的类别，并编制表格。

4.2完整的计量标准档案设置

计量标准档案分为三种：第一种是供专业人员记录评价内容、温湿度、工法验证、项目中考虑的模板文件，第二种是证书。证书档案主要包括实验室计量证书、供应商资格证书、标准计量设备验证和校准证书。第三种是实验室立法、测试标准、质量手册、程序文件等。这些标准文件的编写方式必须确保标准文件的质量管理。

4.3人才培养与素质提升

与测量标准文件相关的专业知识非常多，例如物理、化学以及农学等内容。这也对员工的专业知识提出了更多的要求。工作人员必须具备统计技能以及特定的检测技能。另外，计量标准文件的信息化管理要求管理员熟练操作计算机网络，才能实现对文件资源的信息化管理。因此，档案管理人员需要不断的提升业务能力，增加工作人员的责任心，通过对各种管理方法进行结合，从而有效地提升实验室计量标准信息管理的水平。

4.4做好对实验室档案管理的标准化机制构建

需要高度重视对实验室档案的管理，做好对实验室档案管理标准化机制进行构建，实现对档案进行收集、汇总、归类。对存储、统计、提供和使用、档案建设、资金、设备、档案等行政业务等工作过程有关的问题，要高度重视，并据此解决，进一步改善条件。由于物理检定所的实验室档案内容庞大而复杂，实验室的工作方向不同，每个档案管理员必须熟悉每个专业工作级别及更高级别的实际情况。由于每个实验室的档案工作不同，档案难以转移和整合，缺乏熟悉整个实验室整体工作的人才，因业务不熟悉而缺乏监管。因此，档案管理部、质检室、各专业实验室可以共同管理。档案管理部重点指导物证鉴定机构各部门收集的档案业务和档案管理，质量控制部重点实验室机制的建立和规划，负责档案馆藏；保证和管理经费、档案管理质量监督检查计划等档案收集安排，实验室负责实验室内实验的鉴定、实验室建设、人员和设备档案的收集和安置[5]。

4.5构建专人进行档案管理

实验室档案中包含非常多的内容，这也是实验室认可评价的重要项目，同时实验室在进行鉴定的过程中，有效档案数据也是出具鉴定结论的重要参考。在对实验室档案进行管理的过程中，采集、分类、鉴定、存储、统一、编目、利用、编辑、研究等各个环节密切相关，工作精细，需要配备专门的实验室档案收集人员。确保实验室档案管理规范和完整，管理工作明确工作职责，建立工作责任追究机制，严格奖惩，强化部门责任追究。

4.6档案意识提高和档案标准化的公示

档案标准化的最终目标是最大限度地发挥档案标准的效益，有效地实现档案工作的要求。为此，档案工作人员需要增强对档案标准化管理的重要认识，根据档案管理的实际情况和作用，切实将档案标准化和标准化工作纳入档案监督、指导和评价的范围。质检办加强领导和领导，档案管理部门加强宣传教育，让大家真正认识档案管理的重要性，把完善档案管理作为信息共享、提高工作效率的重要方面加以考虑。熟悉存档标准作为指导您完成存档操作的指南。同时，需要做好对档案的标准化培训以及研究，从而做好对档案督导人员的培训，培养档案标准化人员，将档案标准化和规划学习线上线下相结合。职业培训作为档案学的基础课程，扩大档案标准化的实施范围。全面致力于促进文件标准化进程。

4.7实验室档案管理信息化的实现

在数字化发展的过程中，传统的纸质档案管理模式很难满足时代的发展。通过运用计算机网络作为档案信息管理工具的好处在不断的明显，必须逐步创造出方便高效的文件检索方式、广泛的服务覆盖范围和实现共享的好处来确保这一点。传统的人工纸质档案管理能充分地运用信息化管理，逐渐实现对纸质文件以及电子文件进行一体化的管理模式，这也能够实现对档案的共享以及高效利用。

4.8应用档案管理软件

第一，构建计量管理系统数据库。为了对计量管理任务中的文件内容进行分析、分类和查询，必须建立相应的系统数据库，该数据库主要包含：文档文件、业务文件、项目、会计档案、特殊承运人档案。其中，业务档案包括管理制度、人力、方法、设备、环境条件、验证和纠正装置、管理评审和内部审核、认可评价和能力认可等，因此必须遵守和维护文件编制规则。通过文件之间的有机联系，通过在计量管理操作中建立系统数据库，将档案分类永久、长期、短期保存，并在必要时通过以下方式实现查询和借阅功能。档案管理软件的使用。该模型不仅为档案管理节省了大量的人力物力，而且提高了测量管理的准确性和便利性，以适应时代的需要。

第二，构建完善制度。档案管理软件在测量管理任务中的最大优势是能够查看、修改、分析和分类相关数据，这是人性化档案管理的重要组成部分。在档案管理软件的系统建设中，需要建立各种数学模型来满足周期校验的要求，通过智能软件程序的建立，保证数据的自动分析处理和自动批改功能，因此测量数据保证了最大的准确性。此外，在构建档案管理软件系统的过程中，还需要建立系统纠错和系统更新功能，以应对日益复杂和多样化的测量管理任务。

第三，计量管理数据查询功能。档案管理系统的查询功能分为单项信息、多项信息查询、信息范围查询、信息分类查询、信息排序查询、高级查询，查询管理系统类似于树状结构。每个订单都有不同的查询权限，订单越高，查询功能越具体、多样。档案管理软件还具有深度数据查找功能，如查找设备内容的深度数据，可查找相关的设备合格证、产品使用说明书、厂家资质、设备溯源证等。同时，客户在数据分析表主界面的菜单选项中选择要查看的内容，该模式最大限度地优化了档案查询功能和数据处理功能。

5 结语

随着信息技术的发展，“互联网+”与档案管理结合已成为必然趋势，这在很大程度上解决了传统人工档案管理的缺陷。实验室中的档案系统特别庞大，为了更好地进行档案信息化管理工作，需要对管理水平进行提升，对档案管理机制进行不断完善，同时需要把实验室计量标准档案信息管理与人工管理模式进行有效结合，加强档案信息化管理，灵活应用信息化管理模式，解决当前存在的问题，提高工作质量，从而提升实验室计量标准档案信息管理的整体质量。

参考文献：

[1]陈宝萍.浅析计量标准档案管理及其设备管理系统[J].兰台世界,2013(S4):68.

[2]朱怡.档案管理软件在计量管理中的应用探析[J].卷宗,2017,12(31):22.

[3]李艳迎.实验室计量标准档案信息化管理研究[J].办公室业务,2017(23).58.

[4]李昀.电力计量标准化管理策略探究[J].消费导刊,2018(25):243.

[5]宋颖.实验室计量认证中的档案管理[J].科技情报开发与经济,2007,17(1):92-93.